Как исправить ошибки по НДФЛ в 1С: ЗУП. Свертка базы

Один из самый частый запросов в нашу поддержку — это некорректное отражение НДФЛ в документах. Если учет ведется правильно, программа автоматически рассчитывает налог, а отчетность (6-НДФЛ и справка 2-НДФЛ) формируется без ошибок.

Однако если правила нарушены, возникают отрицательные остатки или «незакрытый» налог. В этой статье мы расскажем, как избежать этих ошибок и что делать, если они уже появились.

Чтобы НДФЛ считался автоматически и верно, соблюдайте три простых правила:

1. Верные даты выплат
2. Если сотрудники разных подразделений (или разные сотрудники) получают аванс или зарплату в разные дни, необходимо создавать отдельные документы начисления для каждой группы сотрудников с соответствующими датами выплат.
3. Хронологическая последовательность
4. Все документы должны быть заполнены и проведены строго в хронологическом порядке).
5. Порядок проведения документов
6. Документ «Начисление зарплаты» за конкретный месяц должен быть проведен последним среди всех документов начислений этого месяца.

Прежде чем что-то исправлять, нужно найти проблему. Используйте стандартные отчеты 1С, например, такие как:

• «Анализ НДФЛ по датам получения дохода» (Раздел: Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам). Можно настроить отчет таким образом, чтобы увидеть превышение налога по прогрессивной шкале, отфильтровать доходы по категориям и т.д.
• «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (находится там же). Если у сотрудника есть вычеты, этот отчет покажет детальную картину.

В данных отчетах не должно быть отрицательных сумм и остатков по НДФЛ на конец периода, если зарплата полностью выплачена.

Если отчеты показывают отрицательные остатки или задолженности, программа сама их вряд ли сама исправит. Потребуется ручное вмешательство. Есть два пути: точечное исправление (по каждому сотруднику) и радикальное исправление (если «хвостов» много и они тянутся с прошлых периодов, сотрудников по которым возникли ошибки тоже много).

Вариант 1. Исправление по каждому сотруднику типовыми средствами

Этот способ подходит, если ошибка возникла недавно или в текущем отчетном периоде.

1. Создайте резервную копию базы. Это обязательное правило в случае, если что-то пойдет не так.
2. Откатитесь назад. Распроведите все документы начислений и выплат (зарплата, аванс, больничные и т.д.) до того момента, когда ошибки еще не было. Ориентируйтесь по данным отчетов «Анализ НДФЛ» и «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».
3. Перепроведите документы. Перезаполните нужного сотрудника во всех документах начислений и выплат заново, строго соблюдая хронологическую последовательность.
4. Контролируйте. После каждого этапа проверяйте отражение НДФЛ в указанных выше отчетах.

Важно: Исправлять ошибки нужно с начала года. Если отложить это на более позднее время, например, на второе полугодие, объем работы станет нецелесообразно большим, а риск допустить новые ошибки возрастет.

Вариант 2. Исправление ошибок прошлых лет (Свертка базы)

Если остатки прошлых периодов «тянутся» в текущий год, и исправлять каждый документ вручную сложно (например, много сотрудников или учет сильно запущен), поможет обработка «Свертка базы» (используется в конфигурации «Зарплата и управление персоналом»).

Эта обработка позволяет «обнулить» историю на начало года, оставив только корректные входящие остатки.

Перед Сверткой базы, можно установить нужные настройки:

Как это работает:

1. Создайте резервную копию. Последствия свертки необратимы.
2. Заполните регистры. Обработка сохранит данные в ключевых регистрах. Вам останется либо указать нужные остатки (если был переходящий НДФЛ), либо обнулить их (если задолженности на начало года нет).
3. Корректировка. После свертки вы можете подкорректировать данные в следующих регистрах, чтобы убрать «хвосты»:

• Начальная задолженность по зарплате;
• Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ;
• Предоставленные вычеты по НДФЛ;
• Зарплата к выплате авансом;
• Учет доходов для исчисления НДФЛ;
• Начисления удержания по сотрудникам.

Результат: Ошибочные суммы прошлого периода перестают подгружаться в текущий период. После этого можно снова без проблем начислять и выплачивать зарплату.

4. Дополнительные возможности

Обработка «Свертка базы» подходит не только для исправления НДФЛ. Она может использоваться и для других целей, например, для удаления лишней организации и всех связанных с ней документов из базы.

Нужна помощь?

Самостоятельное исправление НДФЛ, особенно методом свертки базы, требует высокой квалификации и опыта. Если вы не уверены в своих силах или хотите гарантированно исправить учет без риска потерять данные — обращайтесь к нам.

Наши специалисты помогут:

• Диагностировать причину ошибки;
• Решить вопрос корректировки НДФЛ типовыми средствами;
• Если у вас много сотрудников, то поможем осуществить работы по свертке базы с корректной настройкой регистров;
• Настроить учет, чтобы проблемы не повторились в будущем.

Оставьте заявку, и мы решим ваш вопрос с НДФЛ профессионально и быстро!